توجه داشته باشید اطلاعات مشتری خود را به صورت دقیق و موثق وارد نمایید، چرا که این اطلاعات در استفاده از خدمات دیگر دفتر نقش بسزایی را ایفا مینماید. به عنوان مثال اینکه مشتری شما فکس مستقیم دارد یا باید به یک سیستم سانترال وصل شود و بعد داخلی خاصی را شمارهگیری کند، تاثیر مهمی در ارسال فکس گروهی و شیوه ارتباط خدمت فکس با این مشترک دارد. بنابراین باید در همان زمان ثبت مشترک مشخص نمایید سیستم فکس آن مشترک به چه صورتی کار میکند. بنابر این بخش بدون اهمیت در زمان ایجاد مشتری در سیستم وجود ندارد و تمامی قسمتهای اطلاعات مشتری حیاتی میباشد.